Копирование и восстановление файлов
программы Outlook

Такие задачи, как обмен сообщениями электронной почты, составление расписания встреч и планирование деловых контактов, многие из нас решают с помощью программы Microsoft Outlook. Но при этом существует потенциальная проблема, заключающаяся в том, что вся информация такого рода обычно хранится в одном файле, который, как и любой другой, может быть испорчен или нечаянно удален.

Безусловно, очень важно регулярно проводить резервное копирование, но в тонкостях соответствующей процедуры дано разобраться далеко не каждому; кроме того, по умолчанию резервные копии хранятся в той же папке, что и оригинал. Если эта папка или диск, на котором она находится, будут повреждены, то и копия, и оригинал будут безвозвратно потеряны. Но даже если копирование время от времени выполняется, вряд ли это делается настолько часто, чтобы гарантировать вас от неприятностей.

Ниже мы расскажем о методах (1) копирования информации Outlook и (2) восстановления файла данных этой программы, в случае если он становится даже частично неработоспособным. По причинам, известным только специалистам Microsoft, Outlook не предусматривает возможности автоматического резервного копирования в отличие от других программ PIM (personal information manager - персональный информационный помощник), поэтому пользователю приходится решать эту задачу самостоятельно.


Копирование PST-файла
Информация Outlook хранится в файле данных, который носит название файла персональных папок (personal folder file) и имеет расширение pst. В ходе инсталляции Outlook средствами программы формируется файл с именем Outlook.pst. В версии Outlook 97 этот файл помещается непосредственно в папку Windows, однако в Outlook 2000 файл скрыт в недрах WindowsLocal Settings.

Для того чтобы увидеть папку Local Settings в окне Windows Explorer или My Computer, нужно обратиться к диалоговому окну Folder Options, а для этого следует выбрать пункт View | Folder Options в окне любой папки. После щелчка на закладке View нужно щелкнуть на селективной кнопке Show All Files, расположенной чуть ниже Hidden Files. Файл Outlook.pst находится в каталоге WindowsLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlook. (Заметим, что в Windows NT следует искать его в личных пользовательских папках.)

Самый быстрый и простой способ копирования данных Outlook - это копирование файла в другую папку, лучше на другом жестком диске (что обеспечит сохранность файла даже в случае полного катастрофического отказа диска, на котором записан оригинал). Загрузка копии файла в среду Outlook выполняется с помощью команды File | Open Special Folder | Personal Folder, а импорт скопированных данных в текущий файл Outlook.pst - с помощью File | Import and Export.

Программа Outlook предусматривает еще два метода копирования данных: экспорта - Export (File | Import and Export) и архивирования - Archive (File | Archive). При архивировании наиболее старые данные Outlook переносятся в другой PST-файл (по умолчанию ему присваивается имя Archive.pst) и удаляются из файла Outlook.pst. Обратившись к функции AutoArchive, пользователь может установить для каждой папки значения параметров архива, указывающие Outlook на то, чтобы данные определенного "возраста" переносились в архив либо просто удалялись. Это единственная функция автоматического резервного копирования, предусмотренная в Outlook, но при всей своей полезности она слишком сложна, чтобы быстро и без проблем выполнить копирование.

Метод Export еще сложнее. Разница между Export и Archive заключается в том, что с помощью первого выполняется копирование данных в указанный файл, однако информация в оригинальном файле Outlook.pst остается нетронутой. Поэтому предпочтение чаще отдается методу Export, а не Archive.

Перечислим шаги, необходимые для копирования методом Export.

  • В меню File выбрать пункт Import and Export.
  • В окне "мастера" Import and Export нужно щелкнуть на команде Export to a personal folder file (.pst). В Outlook 2000 выбирается Export to a file.
  • Щелкнуть на кнопке Next.
  • Выбрать нужную папку; чтобы скопировать ее целиком, следует щелкнуть на пункте Personal Folders, который можно увидеть у верхнего края окна, и убедиться, что флажок Include subfolders установлен. В среде Outlook 2000 в окне Export to a file выбирается пункт Personal Folder File.
  • Снова щелкнуть на кнопке Next.
  • Теперь в диалоговом окне Export Personal Folders версии Outlook 2000 можно выбрать папки Outlook, которые предстоит скопировать.
  • Щелкнуть на кнопке Next и выбрать вариант замены по умолчанию (в следующих сеансах копирования при желании можно выбрать другой вариант). Для выполнения этого шага пользователям Office 97, возможно, придется установить конверторы Converters for Outlook, представленные на узле http://officeupdate.microsoft.com/downloadDetails/outcvt.htm.
  • Теперь нужно точно указать, где следует сохранить данные; лучше поместить свои данные не в ту папку, что содержит оригинальный файл PST, а в другую, а еще лучше перенести их на другой диск.
  • После щелчка на кнопке Finish средствами Outlook будет выполнена операция экспорта.
Тем, кто пользуется функциями календарного планирования или подготовки расписания заданий Outlook для получения периодических напоминаний о необходимости резервного копирования, уже не придется беспокоиться о безопасности своих данных.


Корректировка поврежденного PST-файла
Программа Outlook обычно работает достаточно стабильно, даже если ежедневно и подолгу пользоваться предусмотренными в ней функциями электронной почты и персонального информационного помощника. Но не так давно автору этих строк пришлось столкнуться с проблемой, которая лишний раз подчеркивает необходимость регулярного резервного копирования. Дело в том, что моя папка Inbox неожиданно оказалась заблокированной и мне никак не удавалось ни удалить из нее сообщения, ни перенести их в другие папки. Все, что оставалось, - это знакомиться с сообщениями и отвечать на них, но сама идея организации этой папки утратила всякий смысл. (Объем файла Outlook.pst составлял примерно 165 Мбайт, но это вовсе не так уж много, если учесть, что эта предназначенная для управления важной информацией программа помимо сообщений, расписаний и контактной информации сохраняет и двоичные данные.)

На любую попытку удалить или перенести какое-то письмо электронной почты в другую папку выводилось сообщение об ошибке. Вот его приблизительный текст: "Из интерфейса обмена сообщениями поступили сведения о неизвестной ошибке; если ситуация повторится, следует перезапустить Outlook". Но перезапуск программы ничего не изменил, поэтому я попытался найти информацию об этой ошибке на Web-узле Microsoft и обнаружил, что за подобным сообщением кроется несколько возможных проблем. В качестве одного из вариантов решения предлагалось воспользоваться модулем Inbox Repair Tool. Его можно найти в папке системных средств System Tools (Start | Programs | Accessories | System Tools). Если его там не окажется, следует поискать на жестком диске (Start | Find | Files and Folders) файл под названием Scanpst.exe. Если же и он не будет обнаружен, поищите на компакт-диске с Office 97 или 2000. С помощью этой простой утилиты можно выполнить проверку PST-файла и в случае надобности попытаться скорректировать и восстановить любые его элементы. При успешном завершении всех операций восстановленные элементы помещаются в папку Outlook под названием Recovered Personal Folders. Более подробную информацию об этом модуле можно найти в статье #Q181523 на узле Microsoft по адресу http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q181/5/23.asp.

Но в моем конкретном случае с применением инструмента Inbox Repair Tool были связаны две проблемы. Во-первых, он не решил исходной проблемы: сообщения по-прежнему оставались заблокированными в папке Inbox. Во-вторых, после нескольких попыток восстановления из папки Inbox были удалены подпапки, причем как раз те, в которых хранилось большинство сообщений. К счастью, программа Inbox Repair Tool выдает рекомендацию, чтобы сначала был скопирован PST-файл; именно так я и поступил, и поэтому в дальнейшем копия файла пригодилась мне в качестве рабочего экземпляра.

Затем я опробовал и другие способы, довольно интересные, хотя и несколько утомительные. Безусловно, существуют и иные пути решения этой проблемы, но замечу, что все перечисленные ниже шаги обеспечили желаемый результат. Прежде всего, был сформирован совершенно новый файл Outlook.pst, чтобы скопировать в него элементы из оригинального файла. При запуске Outlook загружается файл Outlook.pst, и с новым файлом программа снова сможет выполнять все свои функции. Для этой цели нужно закрыть Outlook, переименовать оригинальный файл, скажем, в Outlook1.pst (средствами Windows Explorer) и повторно запустить программу. После этого в окне программы появилось сообщение о том, что не найден заданный по умолчанию файл персональных папок, и было предложено сформировать новый файл Outlook.pst. После одного-двух щелчков экран программы был очищен и обновлен. С этого момента вывод на экран папок Outlook Folders я выполнял с помощью команды View | Folder List, что оказалось проще.

Следующий шаг - перенос старых сообщений и других данных из оригинального PST-файла в новый. Я загрузил первоначальный файл Outlook1.pst в текущее окно, обратившись к пункту File | Open Special Folder | Personal Folder. Содержимое этого файла выводилось в списке Folder List под текущим перечнем папок Outlook, и копирование сводилось к простой процедуре буксировки правой клавишей мыши каждой папки из прежнего файла в новый в исходном порядке их следования. (При выполнении этих операций левой клавишей мыши происходил бы перенос, а не копирование папки, а моя цель состояла в том, чтобы оригинал оставался нетронутым.) Все шло гладко до тех пор, пока копируемой папке присваивалось имя, отличное от имен других папок, помещенных в новый файл Outlook.pst. Однако мне пришлось одну за другой скопировать и сформированные по умолчанию папки Outlook - Inbox, Outbox, Sent Items, Calendar, Tasks и т. д. - из старой в новую папку под тем же именем. Но элементы Calendar невозможно скопировать таким образом, и в данном конкретном случае мне не удалось скопировать и элементы папки Inbox.

В конце концов, старую папку Inbox мне пришлось экспортировать отдельно, затем после щелчка правой клавишей мыши на основной папке выбрать Close Personal Folders, чтобы закрыть файл Outlook1.pst. Следующий шаг состоял в том, чтобы открыть экспортированную папку Inbox и скопировать ее элементы. Что касается календаря, то самым простым решением неожиданно оказалось следующее: открыть учетную запись на узле Visto.com (http://www.visto.com/_default.htm), бесплатной PIM-службы на базе Web, которая позволяет импортировать элементы календаря Outlook.

По завершении перечисленных шагов я переименовал два PST-файла, с тем чтобы старый файл мог играть роль файла Outlook.pst, заданного по умолчанию, и снова запустил программу. Я импортировал календарь по адресу в учетной записи Visto. И наконец, еще раз переименовал два PST-файла, чтобы возложить на новый файл функции заданного по умолчанию файла Outlook.pst, и загрузил элементы Calendar с Visto в Outlook с помощью специальной утилиты, имеющейся на этом узле.

Несомненно, работа это трудоемкая. Но совершенно очевидно, что для тех, кто "доверил" свою важную информацию Outlook, ее гарантированная безопасность стоит потраченных усилий. Ведь иначе восстановить накопленные за много месяцев сообщения электронной почты, элементы журнала, перечни заданий и остальную информацию, которой "заведует" программа, невозможно. =